Jika Masih Bingung Bagaimana Mengirim Email Secara Profesional, Simak 9 Tips Berikut Ini!

MALANG, DISWAYMALANG.ID -- Meninggalkan bangku kuliah dan masuk ke dunia kerja sering kali memunculkan tantangan baru, salah satunya dalam hal komunikasi formal.

Salah satu bentuk komunikasi yang paling umum di lingkungan profesional adalah melalui email. Namun, tidak sedikit lulusan baru yang masih ragu atau bahkan bingung mengenai cara mengirim email secara profesional.

Kesalahan kecil seperti penggunaan sapaan, struktur isi, hingga penempatan lampiran bisa berdampak besar pada persepsi kolega atau atasan.

Maka dari itu, penting untuk memahami dasar-dasar etika mengirim email di tempat kerja.

Berikut sembilan poin penting yang perlu diperhatikan agar email terlihat profesional, sopan, dan mudah dipahami.

1. Gunakan Alamat Email yang Profesional

Langkah pertama adalah memastikan alamat email terdengar profesional. Hindari kombinasi nama yang terkesan lucu atau kekanak-kanakan. Pilihan terbaik adalah menggunakan nama asli, dipisahkan dengan titik atau garis bawah, misalnya: [email protected].

Alamat email juga menjadi rujukan penting dalam berbagai korespondensi resmi. Format yang rapi akan memudahkan pencarian dan pengelolaan data secara administratif.

2. Tulis Subjek Email yang Jelas dan Spesifik

Subjek email sebaiknya ditulis dengan singkat namun informatif. Hindari kata-kata umum seperti “Permintaan” atau “Tanya”, karena tidak memberikan gambaran jelas. Contoh yang tepat adalah “Permintaan Data Absensi Q1 – Tim Marketing” atau “Undangan Rapat Koordinasi – 20 Mei 2025”.

Selain itu, subjek yang spesifik akan mempercepat proses pencarian kembali di kemudian hari, baik oleh pengirim maupun penerima.

3. Awali dengan Salam yang Sopan

Selalu mulai email dengan salam pembuka yang sesuai. Sapaan seperti “Selamat pagi, Bapak/Ibu [Nama]” atau “Halo, Kak [Nama]” sudah cukup untuk menunjukkan etika profesional. Hindari penggunaan sapaan yang terlalu santai atau personal.

Salam juga membantu menciptakan suasana komunikasi yang lebih manusiawi, meskipun dilakukan secara digital.

Sumber: reddit