Jika Masih Bingung Bagaimana Mengirim Email Secara Profesional, Simak 9 Tips Berikut Ini!

4. Sertakan Perkenalan Jika Belum Pernah Kontak

Jika ini adalah email pertama kepada seseorang, sertakan perkenalan singkat. Cukup tulis nama dan divisi, misalnya: “Perkenalkan, saya Dimas dari Tim Produksi Konten.” Hal ini penting agar penerima memahami posisi dan relevansi pesan yang dikirimkan.

Perkenalan yang jelas membantu menghindari miskomunikasi atau salah paham, terutama dalam tim yang besar atau lintas divisi.

5. Tulis Isi Email dengan Ringkas dan Tepat Sasaran

Gunakan struktur yang rapi dan bahasa yang mudah dipahami. Sampaikan maksud secara langsung, tanpa kalimat berputar-putar. Bila perlu, gunakan poin-poin untuk memecah informasi agar lebih terstruktur.

Isi email yang jelas juga menghemat waktu dan energi kedua belah pihak, serta meminimalisasi potensi kesalahan interpretasi.

6. Gunakan Bahasa Baku dan Hindari Singkatan Gaul

Bahasa dalam email sebaiknya tetap baku dan sesuai ejaan. Hindari penggunaan singkatan informal seperti “yg”, “btw”, atau “gmna”. Tulis kalimat dengan struktur yang benar dan ejaan yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.

Penggunaan bahasa baku juga membantu menyampaikan pesan secara lebih objektif dan menghindari kesan terlalu santai atau kurang serius.

7. Akhiri dengan Penutup yang Sopan dan Informasi Kontak

Penutup email tidak kalah penting. Gunakan kalimat seperti “Demikian informasi yang dapat disampaikan. Terima kasih atas perhatiannya.” Setelah itu, tulis nama lengkap, jabatan, dan nomor kontak bila diperlukan.

Signature yang konsisten mempermudah rekan kerja atau mitra menghubungi kembali bila dibutuhkan.

8. Selalu Periksa Ulang Sebelum Dikirim

Luangkan waktu beberapa detik untuk membaca ulang isi email. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, alamat penerima sudah benar, dan lampiran (jika ada) sudah terunggah.

Langkah ini juga menghindari potensi kesalahpahaman atau kekeliruan informasi yang bisa berdampak pada pekerjaan.

Sumber: reddit