Rapat Organisasi di Tengah UTS? Ini 9 Teknik Biar Waktu Rapat Nggak Terbuang Sia-Sia!

 

5. Hindari pembahasan terlalu detail— delegasikan ke sub-rapat kecil

Misalnya saat bahas dekorasi acara, hindari diskusi panjang soal warna spanduk. Delegasikan ke tim kecil untuk bahas lebih lanjut, dan cukup laporkan hasilnya di rapat berikutnya.

Cara ini menghemat waktu dan menjaga energi peserta rapat utama. Fokuslah pada pengambilan keputusan, bukan detail teknis. Detail bisa dipecah ke kelompok lain atau dibahas lewat chat pribadi atau rapat sub divisi yang bersangkutan.

 

6. Terapkan teknik "silent input" 5 menit

Sebelum bahasan penting, kasih waktu 5 menit untuk semua peserta menuliskan pendapat secara pribadi di Google Form atau kertas. Setelah itu, moderator membacakan inti jawabannya.

Teknik ini mencegah diskusi melebar, apalagi kalau ada anggota yang suka ngomong muter-muter. Semua suara tetap terdengar, tapi waktu tetap efisien. Bonusnya: pendapat minoritas pun lebih terlihat.

 

7. Tutup rapat dengan ringkasan dan deadline cepat

Sediakan 5–10 menit terakhir untuk menyebutkan ulang keputusan yang diambil dan siapa bertanggung jawab atas tiap tugas. Tulis langsung di grup organisasi, atau di papan tulis (kalau ada) saat rapat offline.

Ini penting supaya tidak ada yang ngambang setelah rapat selesai. Semua tahu siapa harus ngapain dan kapan. Jangan lupa: kasih deadline pendek dan jelas—misalnya “sebelum Sabtu jam 12 siang”.

 

8. Hindari interupsi dan gunakan aturan “raise hand”

Kalau rapat offline, sediakan opsi urutan bicara. Kalau online, minta peserta pakai fitur "raise hand" di Zoom. Ini biar semua suara tetap masuk tanpa memotong waktu.

Interupsi bikin rapat jadi panjang dan diskusinya rawan belok. Dengan sistem bicara yang tertib, semua orang dapat giliran tanpa perlu debat tak berujung. Efektif dan adil.

 

9. Evaluasi format rapat setiap minggu

Di akhir setiap minggu, sempatkan 10 menit diskusi atau survei kecil tentang pola rapat. Apa terlalu lama? Kurang fokus? Kurang fleksibel?

Evaluasi rutin bikin pola rapat terus berkembang. Di tengah UTS dan deadline kuliah, organisasi yang bisa menyesuaikan ritme akan lebih tahan banting dan tetap solid.

Sumber: reddit