Sebagai contoh, Scope of Work bisa berbunyi: "Tim tidak bertanggung jawab atas implementasi backend coding." Sementara dalam SOW akan tertulis juga: "Tim akan menyerahkan file desain dalam format .fig dan .psd ke tim internal klien pada akhir minggu ke-5." Informasi yang lebih luas ini membantu seluruh pihak memahami kontribusi masing-masing secara utuh.
5. Pentingnya SOW untuk Proyek Internal
SOW bukan hanya berlaku untuk kerja sama eksternal, melainkan juga sangat bermanfaat dalam proyek internal. Misalnya, proyek antara tim IT dan tim operasional dalam satu organisasi tetap membutuhkan SOW agar tidak terjadi tumpang tindih tugas.
Sebagai contoh, untuk pengembangan sistem absensi digital, SOW bisa memuat: "Tim IT mengembangkan fitur absensi berbasis GPS, sementara tim operasional mengatur sosialisasi dan pelatihan penggunaan ke 500 karyawan." Ini memperjelas pembagian peran tanpa harus menunggu konflik muncul.
6. SOW sebagai Pencegah Scope Creep
Scope creep adalah kondisi ketika pekerjaan meluas dari rencana awal tanpa kontrol, sering kali akibat permintaan tambahan tanpa persetujuan resmi. SOW membantu mencegah hal ini dengan mencantumkan batasan kerja yang jelas sejak awal.
Contohnya, bisa ditulis: "Pekerjaan ini hanya mencakup pembuatan landing page. Pengembangan fitur e-commerce tidak termasuk dalam proyek ini dan membutuhkan dokumen tambahan." Dengan demikian, saat permintaan mendadak muncul, pihak pelaksana punya acuan yang kuat untuk menolak atau meminta tambahan waktu dan biaya.
7. Pemanfaatan Tools Digital untuk Pemantauan SOW
Setelah SOW disusun, pelaksanaannya perlu dimonitor secara berkala. Penggunaan perangkat digital seperti Trello, Asana, atau Notion dapat membantu menyelaraskan kegiatan tim dengan isi SOW yang telah disepakati.
Sebagai ilustrasi, daftar checklist dari SOW dapat ditransfer ke Asana dengan format: "Task 1: Brainstorm konten, deadline: 7 Mei, PIC: Tim Kreatif." Dengan begitu, setiap pihak tahu apa yang harus dikerjakan, oleh siapa, dan kapan tenggat waktunya.
8. Waktu yang Tepat untuk Melakukan Revisi SOW
Perubahan dalam proyek tidak bisa dihindari. Namun, revisi SOW harus dilakukan secara formal dengan persetujuan semua pihak. Oleh karena itu, dokumen ini juga harus memuat ketentuan mengenai prosedur revisi.
Contohnya, bisa ditambahkan bagian: "Revisi ruang lingkup hanya dapat dilakukan melalui diskusi resmi dengan penandatanganan addendum oleh kedua belah pihak." Ini mencegah pengambilan keputusan sepihak dan menjaga integritas rencana awal.
9. Nilai Hukum dari SOW dalam Penyelesaian Sengketa
Meski bukan kontrak hukum utama, SOW tetap dapat dijadikan dokumen pembuktian apabila terjadi sengketa. Asalkan disusun dengan rapi dan ditandatangani oleh semua pihak, dokumen ini memiliki kekuatan untuk memperjelas siapa yang lalai atau tidak memenuhi kewajibannya.
Sebagai contoh, dalam kasus keterlambatan pengiriman desain, pihak pertama dapat menunjukkan bahwa dalam SOW tertulis: "Hasil desain akhir wajib dikirimkan paling lambat tanggal 30 Juni." Bila pihak kedua tidak mematuhi itu, SOW dapat dijadikan dasar negosiasi atau arbitrase.