MALANG, DISWAYMALANG. ID -- Kampus mulai ramai lagi. Tapi belum sempat tarik napas panjang, UTS datang menghantam. Di tengah segala tugas dan deadline itu, satu lagi rutinitas ikut bangun dari tidur panjangnya: rapat organisasi.
Rapat memang penting, tapi waktunya harus makin cermat. Tidak semua orang bisa duduk dua jam di ruang rapat sambil mikirin proker (program kerja), padahal di kepala mereka masih ada PowerPoint dan laporan UTS yang belum selesai.
Nah, ini 9 cara biar rapat tetap produktif, tapi tidak ganggu waktu UTS yang berharga, ingat, karena akademik tetap nomor 1!
1. Batasi durasi maksimal rapat sejak awal dan tulis di undangan
Langkah pertama: pastikan semua orang tahu bahwa rapat hanya akan berjalan selama waktu tertentu—misalnya maksimal 45 menit atau 1 jam. Tulis batas waktu itu di undangan rapat, baik di grup WhatsApp atau Line Group
Ini akan bantu peserta mempersiapkan diri secara mental. Mereka bisa mengatur ekspektasi, dan tidak merasa “tersandera” dalam rapat. Rapat yang jelas waktu akhirnya juga bikin diskusi lebih disiplin dan fokus.
2. Gunakan teknik timeboxing untuk setiap agenda
Bagi waktu rapat ke dalam kotak-kotak waktu. Misalnya, 10 menit pertama bahas laporan, 15 menit evaluasi kegiatan, 10 menit pembagian jobdesc, dan 10 menit sisanya untuk pertanyaan.
Pemimpin harus standby dengan timer atau stopwatch—boleh pakai HP—dan mengingatkan kalau waktu untuk satu sesi hampir habis. Ini bikin semua peserta rapat menyampaikan segala hal lebih ringkas, dan bahasan tidak kemana-mana.
3. Sediakan outline agenda dan kirim minimal sehari sebelumnya
Kalau peserta tahu mau bahas apa sebelum datang, mereka bisa siapin pendapat dari rumah, jadi tidak perlu mikir lama saat ditanya. Kirimkan agenda minimal H-1, dalam bentuk poin atau Google Docs.
Ini juga ngasih waktu buat mereka nyocokin jadwal, atau bahkan menyumbang saran sebelum rapat. Dengan begitu, rapat bisa langsung jalan ke intinya, bukan malah jadi tempat brainstorming dadakan. Ingat, rapat bukan tempat untuk brainstorming ide dari awal, melainkan tempat menyatukan dan mengembangkan ide!
4. Tetapkan satu moderator dan satu timekeeper
Ketua pelaksana/ketua organisasi yang memimpin rapat bertugas mengarahkan jalannya diskusi, sedangkan wakil/sekretarisnya bisa sebagai timekeeper fokus pada durasi tiap sesi. Jangan tumpang tindih. Kalau perlu, pakai timer besar atau alarm ringan tiap kali waktunya habis.
Pembagian peran ini bikin tanggung jawab lebih jelas. Tidak perlu multitasking, dan semua peserta tahu siapa yang harus mereka ikuti. Jadi rapat berjalan dengan ritme yang terjaga.